Office Manager (m/w/d)

Permanent employee, Full or part-time · Karlsruhe

Kurzbeschreibung

Als Office Manager (m/w/d) sorgst Du für ein Wohlfühlgefühl bei InvestorInnen, BesucherInnen und AnruferInnen. Außerdem sorgt Du für den reibungslosen Ablauf des Bürobetriebs und trägt zur Verbesserung der Unternehmensabläufe und des täglichen Betriebs bei.
#sort: 200#HR#

Deine Aufgaben

Erste Ansprechperson und Empfang unserer Besucher (m/w/d) sowohl persönlich als auch telefonisch und per E-Mail
Unterstützung bei der Organisation und Korrespondenz mit Autovermietungen, Verwaltung von Versicherungen, Mietverträgen und Abonnements
Führen und Verwalten von Lieferantenbeziehungen, rund um Lebensmittel- und Getränkelieferungen, Büromaterial, Arbeitskleidung
Pflege unserer Besprechungsräume, um unseren BesucherInnen eine angenehme Atmosphäre zu gewährleisten
Organisation und Koordination von Mitarbeiterevents zusammen mit der Abteilung Communications
Beantworten von Mitarbeitendenanfragen zu Büroverwaltungsangelegenheiten
Unterstützung bei der Koordination von Raumbuchungen
Einarbeitung von PraktikantInnen, Werkstudierenden und Auszubildenden in Office Management-Themen

Dein Profil

Ausbildung oder Studiengang im Bereich Administration, Kommunikation, Sekretariat oder eine entsprechende Qualifikation im Office Management
Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung als Office Manager, Front Office Manager oder Administrative Assistant (m/w/d)
Ausgeprägtes Koordinations- und Organisationsgeschick sowie Kommunikationsstärke
Sehr gute Selbstorganisation und Umgang mit Zeitmanagement
Versierter Umgang mit den gängigen MS Office Programmen
Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift (weitere Sprachen sind von Vorteil)

Warum wir?

Ein stark wachsendes Start-Up mit einer klaren Mission
Flache Hierarchien und eine offene Unternehmenskultur
Viel Platz für Eigeninitiative/Gestaltungsspielraum sowie persönliche und fachliche Weiterentwicklung
Abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Aufgaben
Betriebliche Altersvorsorge und eine Bezuschussung zur Berufsunfähigkeitsversicherung
Fitnessstudio-Kooperation
Kostenlose Getränke & Snacks
Attraktive Gesundheitsangebote am Puls der Zeit

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Über uns

Gemeinsam wollen wir unseren Teil zu einer lebenswerten Zukunft beitragen! Du auch?
Das bedeutet für uns schon heute an den nachhaltigen Lösungen für Morgen zu arbeiten. Genau das tun wir mit der Weiterentwicklung und Skalierung unserer innovativen Technologien für die Herstellung von CO2-neutralen e-Kraftstoffen und e-Produkten.

Wir sind Pioniere in diesem Bereich und freuen uns über begeisterungsfähige Mitarbeiter*innen, die mit uns anpacken und wachsen, um eine klimaneutrale Zukunft zu verwirklichen. Nur gemeinsam können wir die notwendige Geschwindigkeit für diese Mission erreichen - deswegen steht der Teamgedanke bei uns an erster Stelle. Wir übernehmen Verantwortung füreinander und miteinander und wir inspirieren uns gegenseitig. Jeden Tag.

Short Description

As Office Manager (m/f/d) you will ensure that investors, visitors and callers are comfortable. You will also ensure that office operations run smoothly and contribute to improving company processes and daily operations.
#sort: 200#HR#

Your tasks

First point of contact and reception for our visitors (m/f/d) in person as well as by telephone and e-mail
Support with the organization and correspondence with car rental companies, administration of insurance, rental contracts and subscriptions
Managing and administering supplier relationships, food and beverage deliveries, office supplies, work clothing
Maintaining our meeting rooms to ensure a pleasant atmosphere for our visitors
Organizing and coordinating employee events together with the Communications department
Answering employee queries on office administration matters
Support with the coordination of room bookings
Induction of interns, working students and trainees in office management topics

Your profile

Training or degree course in administration, communication, secretarial work or an equivalent qualification in office management
At least 3 years of professional experience as an Office Manager, Front Office Manager or Administrative Assistant (m/f/d)
Strong coordination and organizational skills as well as strong communication skills
Very good self-organization and time management skills
Experienced handling of the common MS Office programs
Very good written and spoken German and English (other languages are an advantage)

Why us?

A fast-growing start-up with a clear mission
Flat hierarchies and an open corporate culture
Plenty of room for personal initiative/creative freedom and personal and professional development
Varied & responsible tasks
Company pension scheme and a subsidy for occupational disability insurance
Gym cooperation
Free drinks & snacks
Attractive health offers at the cutting edge

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About us

Together we want to do our part for a future worth living! You too?
For us, that means working today on sustainable solutions for tomorrow. This is exactly what we are doing with the further development and scaling of our innovative technologies for the production of CO2-neutral e-fuels and e-products.

We are pioneers in this field and welcome enthusiastic employees who will tackle and grow with us to make a climate-neutral future a reality. Only together we can achieve the necessary speed for this mission - which is why the team concept is our top priority. We take responsibility for each other and with each other, and we inspire each other. Every day.

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