Organisatorische Assistenz für Anlagenbetrieb (m/w/d ) in Teilzeit

Permanent employee, Part-time · Frankfurt am Main

Kurzbeschreibung

Als Organisatorische Assistenz für Anlagenbetrieb (m/w/d) sorgst Du für ein Wohlfühlgefühl unserer Mitarbeiter*innen am Standort in Frankfurt Höchst sowie bei Investor*innen, und Besucher*innen. Du sorgst für den reibungslosen Ablauf des Bürobetriebs und trägt zur Verbesserung der Unternehmensabläufe und des täglichen Betriebs bei.
#sort: 250#HR#

Deine Aufgaben

Erste Ansprechperson vor Ort sowohl persönlich als auch telefonisch und per E-Mail
Besuchsplanung und Empfang der Besucher*innen inkl. Erstellen der Einweisungsunterlagen
Pflege unserer Besprechungsräume
Führen und Verwalten von Lieferantenbeziehungen, rund um Lebensmittel- und Getränkelieferungen, Büromaterial, Arbeitskleidung in Zusammenarbeit mit dem zentralen Office Management
Bestellung von Arbeits- und Betriebsmittel, Verbrauchsmaterial und Ersatzteilen
Unterstützung des Termin- und Kommunikationsmanagement für den Betriebsleiter
Erstellen von Ausfuhrscheinen, werksinternen Anträgen und Dokumenten sowie Unterstützung bei der Dokumentenablage und -lenkung
Dienstbotengänge innerhalb und außerhalb des Werkes
Unterstützung bei der Reisekostenabrechnung sowie Erstellen von einfachen Reports (z. B. Schichtlisten nach Vorgabe)
Unterstützung bei der Urlaubsplanung des Teams

Dein Profil

Ausbildung oder Studiengang im Bereich Administration, Kommunikation, Sekretariat oder eine entsprechende Qualifikation im Office Management
Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung als Office Manager, Front Office Manager oder Administrative Assistant (m/w/d) oder vergleichbarem
Ausgeprägtes Koordinations- und Organisationsgeschick sowie proaktive Arbeitsweise
Sehr gute Selbstorganisation und Umgang mit Zeitmanagement
Sicherer Umgang mit den gängigen MS Office Programmen
Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift (weitere Sprachen sind von Vorteil)

Warum wir?

Ein stark wachsendes Start-Up mit einer klaren Mission
Flache Hierarchien und eine offene Unternehmenskultur
Viel Platz für Eigeninitiative/Gestaltungsspielraum sowie persönliche und fachliche Weiterentwicklung
Abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Aufgaben
Betriebliche Altersvorsorge und eine Bezuschussung zur Berufsunfähigkeitsversicherung
Fitnessstudio-Kooperation
Kostenlose Getränke & Snacks
Attraktive Gesundheitsangebote am Puls der Zeit

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Über uns

Gemeinsam wollen wir unseren Teil zu einer lebenswerten Zukunft beitragen! Du auch?
Das bedeutet für uns schon heute an den nachhaltigen Lösungen für Morgen zu arbeiten. Genau das tun wir mit der Weiterentwicklung und Skalierung unserer innovativen Technologien für die Herstellung von CO2-neutralen e-Kraftstoffen und e-Produkten.

Wir sind Pioniere in diesem Bereich und freuen uns über begeisterungsfähige Mitarbeiter*innen, die mit uns anpacken und wachsen, um eine klimaneutrale Zukunft zu verwirklichen. Nur gemeinsam können wir die notwendige Geschwindigkeit für diese Mission erreichen - deswegen steht der Teamgedanke bei uns an erster Stelle. Wir übernehmen Verantwortung füreinander und miteinander und wir inspirieren uns gegenseitig. Jeden Tag.

Short Description

As an Organizational Assistant for Plant Operations (m/f/d), you will ensure that our employees at our Frankfurt Höchst site, as well as investors and visitors, feel comfortable. You will ensure that office operations run smoothly and contribute to improving company processes and day-to-day operations.
#sort: 250#HR#

Your tasks

First point of contact on site, both in person and by phone and email
Planning visits and welcoming visitors, including preparing briefing documents
Maintaining our meeting rooms
Managing supplier relationships for food and beverage deliveries, office supplies, and work clothing in cooperation with central office management
Ordering work and operating materials, consumables, and spare parts
Supporting appointment and communication management for the operations manager
Creating export certificates, internal factory applications, and documents, as well as assisting with document filing and control
Running errands inside and outside the factory
Assisting with travel expense accounting and creating simple reports (e.g., shift lists according to specifications)
Assisting with the team's vacation planning

Your profile

Training or degree in administration, communication, secretarial work, or a relevant qualification in office management
At least 3 years of professional experience as an office manager, front office manager, administrative assistant (m/f/d), or similar
Strong coordination and organizational skills and a proactive approach to work
Very good self-organization and time management skills
Confident use of common MS Office programs
Very good written and spoken German and English skills (additional languages are an advantage)

Why us?

A fast-growing start-up with a clear mission
Flat hierarchies and an open corporate culture
Flexible working hours and the option of hybrid or mobile working
Plenty of room for personal initiative/creative freedom and personal and professional development/growth
Varied & responsible tasks
Company pension scheme and a subsidy for occupational disability insurance
Gym cooperation
Free drinks & snacks
Attractive health offers at the cutting edge

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About us

Together we want to do our part for a future worth living! You too?
For us, that means working today on sustainable solutions for tomorrow. This is exactly what we are doing with the further development and scaling of our innovative technologies for the production of CO2-neutral e-fuels and e-products.

We are pioneers in this field and welcome enthusiastic employees who will tackle and grow with us to make a climate-neutral future a reality. Only together we can achieve the necessary speed for this mission - which is why the team concept is our top priority. We take responsibility for each other and with each other, and we inspire each other. Every day.

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